Organiser un séminaire au Haras des Charmilles

  • Monday, Apr 4, 2022

Le Haras des Charmilles est le lieu idéal pour accueillir un événement comme un séminaire. Bienvenue dans les régions normandes de France, précisément à Varaville. La zone est balayée par trois types de climats : semi-continental, océanique et montagnard. Le site est remarquable par son calme, son environnement naturel et une multitude de salles et de chambres. Cependant, pour réussir à organiser un séminaire à cette magnifique destination, il faut suivre des étapes. Découvrez-les !

séminaire professionnel

Définir un thème et les objectifs

L’organisation d’un séminaire est une action planifiée pour des raisons bien définies. Elle peut être organisée dans le but de réunir les membres d’une communauté ou d’une entreprise. Ce regroupement se fera autour d’un thème pour apporter un éclaircissement ou une mise à jour.

Cet événement peut être aussi programmé pour discuter d’un sujet ou d’une passion qui lie plusieurs individus. Dans ce cas, des personnes inconnues peuvent souscrire ou être invitées à une participation. La définition des objectifs et du thème du séminaire est donc très capitale et constitue d'ailleurs la première étape.

Choisir une date et un budget

Le Haras des Charmilles est un lieu très convoité à tout moment de l’année. Il est donc utile de se déplacer pour prendre les renseignements exacts sur les disponibilités. Pour cela, il faut connaître la localisation du complexe.

Présentation du site

C’est un château qui se situe dans le département du Calvados. Le Haras des Charmilles est accessible en voiture dans au plus 4 à 5 minutes depuis les plages de Cabourg. Par contre, si vous quittez Deauville, Caen et ses parages, il faut rouler pendant 30 ou 35 minutes pour atteindre le château. C’est un cadre agréable qui se loge dans un environnement campagnard et naturel. Il dispose de deux grandes ailes dont le manoir qui est équipé de :

  • deux énormes salons
  • une salle à manger à côté de la cuisine
  • 8 chambres à coucher.

Outre le manoir, vous y verrez des résidences d’hôtes composés d’une spacieuse pièce principale, d’une espace de repas, d’un lieu pour le thé et de 8 dortoirs pour la nuit. Selon la nature du séminaire, il est possible de remodeler le cadre. Cette modification se fera en accord avec la direction du château. Le complexe du Haras des Charmilles vous permet aussi de vous détendre en profitant par exemple des plages de Dives sur mer.

C’est l’occasion d’être initié à l’équitation si vous n’êtes pas encore amateurs de chevaux. Un baby-foot, un espace de golf et une table de tennis sont mis à votre disposition pour votre distraction. Vous pouvez également faire de la pétanque, un match de soccer ou aller au Discothèque à la tombée de la nuit. Passer du temps dans le jardin en sirotant un cocktail est aussi une activité très prisée par les visiteurs.

Les salles du Haras ont une capacité de 30 personnes assises sur une superficie de 80 m². Par contre, ces espaces peuvent contenir 70 individus debout. Vous y trouverez également des places pour handicapés et un système performant pour la sonorisation. Cette exploration vous permettra de connaître les lieux et de convenir d’une date avec la direction.

Élaboration du budget

Comme vous l’aurez constaté lors de cette visite, le Haras des Charmilles est un lieu de prestige. Il faut donc définir un plan de financement important pour couvrir les différentes étapes du programme sur au moins 2 à 3 jours. Le budget doit assurer la restauration, l’hébergement et les séances de distraction.

La direction mettra à votre disposition un personnel spécial pour satisfaire vos diverses requêtes. Il est possible d’apporter votre service traiteur ou de profiter de celui de l’établissement moyennant un supplément de frais. Les modalités de la location ne sont pas fixes. Elles sont modulables et négociables à la direction du complexe.

Réaliser une planification détaillée du séminaire

Quels que soient les motifs d’une telle organisation, il faut absolument établir un programme alléchant. La planification doit concilier travail et plaisir dans une ambiance conviviale. Le planning commence déjà à partir des différentes réalisations. Pour agrémenter les débats, il faut œuvrer pour la présence de certains personnages.

Par ailleurs, il serait bien de prendre en compte une marge dans tous les aspects de la programmation. C’est le moment de passer à la définition des horaires pour le déroulement du séminaire. Pour éviter l’ennui, il faut prévoir des pauses pour permettre aux participants de se détendre.

Il est aussi important d’alterner avec une activité récréative après une séance d’échange ou de travail. Tous les invités doivent déjà avoir la programmation sur support digital. Des brochures doivent être confectionnées pour un rappel du planning sur les lieux à la date précise.

En gros, le Haras des Charmilles est un environnement propice pour organiser un séminaire. L’élaboration de cet événement doit cependant suivre certaines étapes. Il est important dans un cadre aussi parfait d’échauder un programme entre travail et relaxation.